Project ‘Bedrijfsvoering voor RSO’ komt op stoom
UBR|Ontwikkelbedrijf (UBR|OW) zet in opdracht van de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO), onderdeel van het ministerie van SZW, de bedrijfsvoering op. Dymfie Garsten, is vanuit UBR|OW projectleider voor dit nieuw type dienstverlening. De opdracht is om een deel van de bedrijfsvoering voor de RSO in te regelen en uit te gaan voeren.
Nieuwe dienstverlening voor UBR
Dymfie: ‘Nicolet Dukker, directeur RSO weet door haar ervaring als (voormalig) directeur bij UBR|EC O&P wat UBR in huis heeft. Een deel van de werkprocessen van de RSO lijken op die van de Rijks Beveiligings Organisatie (UBR|RBO) en dus makkelijk te hergebruiken’. Waarom het wiel opnieuw uitvinden als het bestaat? Nicolet benaderde UBR met het verzoek om een aantal van de bedrijfsvoeringzaken als één pakket uit te kunnen besteden aan UBR. Dit pakket bestaat uit diensten van verschillende UBR onderdelen. Daarom is het inregelen van deze dienstverlening ondergebracht bij UBR|OW. Het is de eerste keer dat UBR dit type opdracht uitvoert. De RSO start op 1 januari bij het ministerie van EZ. Een mooie uitdaging'.
Bundeling van expertises
UBR|OW zet een breed palet van bedrijfsvoeringstaken op, het gaat hier om onderdelen op het gebied van personeelszaken, financiën, inkoop, ICT, het maken van roosters en het opzetten van een management informatie systeem. De expertises van onder andere UBR|EC O&P, UBR|Bv&F, UBR|HIS en UBR|RBO worden in dit project gebundeld. ’Als projectleider stapte ik op een rijdende trein. De eerste opzet was al gemaakt en een deel van de projectleiders was er al’, zegt Dymfie. ‘Mijn expertise ligt op het gebied van project- en programmamanagement en ik ken zowel UBR als Nicolet Dukker goed. Wat goed van pas komt in dit proces. Het is mijn taak om alles op elkaar af te stemmen en de deelprojectleiders over hun eigen werkterrein heen te laten kijken’.
Niet blind kopiëren
’Goed inleven in de nieuwe organisatie is heel belangrijk. Blind kopiëren van een bestaand concept werkt niet. Per bedrijfsvoeringonderdeel zijn er projectleiders aangesteld die de praktische inregeling en uitvoering van de werkzaamheden voor hun rekening nemen. Denk hierbij aan het inregelen van de financiële - en projectadministratie, het implementeren van het roostersysteem en het ondersteunen bij alle indiensttredinggesprekken’, aldus Dymphie.
Afhankelijkheden
De planning is heel belangrijk voor dit project omdat schoonmakers in roosters werken. Hun inkomen is daardoor deels afhankelijk van het aantal uren dat ze feitelijk hebben gewerkt. Het is dan ook van groot belang dat de gegevens over de gewerkte uren worden gekoppeld aan de gegevens in P-Direkt. De RSO neemt de schoonmaakmedewerkers over van de bedrijven die de schoonmaakwerkzaamheden in de betreffende panden nu ook al verrichten. Daarnaast is er veel aandacht voor de nieuwe medewerkers die nu vanuit de private sector overstappen naar het ambtenaarschap. Wat betekent deze overstap voor hen? Om dit goed te begeleiden is UBR|EC O&P betrokken bij dit proces.
Rijksbrede bedrijfsvoering
Dymfie: ‘Het concept past uitstekend in de beweging naar meer rijksbrede gesharede bedrijfsvoering. Als de dienstverlening aan de RSO beproefd is, kan UBR dit concept ook aanbieden aan andere organisaties'.
